Quy trình ra vào công ty (biểu mẫu)

Ra vào cổng bảo vệ doanh nghiệp cần có quy trình chặt chẽ (Tranh minh hoạ của Chat GPT)

Ls. Trần Hồng Phong giới thiệu 

Bên trong mỗi công ty, nơi nhân viên/người lao động làm việc được xác định là “nơi làm việc”, thuộc phạm vi quản lý và sử dụng của doanh nghiệp. Để bảo đảm an toàn hiệu quả, kiểm soát và xử lý rủi ro, các doanh nghiệp thường ban hành quy định về việc ra vào công ty để mọi người cùng tuân thủ. Dưới đây là mẫu Quy trình ra vào công ty.

QUY TRÌNH RA VÀO CÔNG TY

TP. Hồ Chí Minh, ngày 20/02/2025 

I. MỤC ĐÍCH

Quy trình ra vào công ty được xây dựng nhằm:

• Đảm bảo an ninh, trật tự tại khu vực làm việc.

• Quản lý chặt chẽ người lao động, khách đến làm việc và các phương tiện ra vào.

• Ngăn chặn các hành vi xâm nhập trái phép hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng cho:

• Tất cả nhân viên của công ty.

• Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp hoặc bên thứ ba đến làm việc tại công ty.

• Các phương tiện vận chuyển hàng hóa, thiết bị ra vào khu vực công ty.

III. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thẻ ra vào:

• Tất cả nhân viên phải sử dụng thẻ ra vào được cấp bởi công ty.

• Thẻ phải được đeo ở vị trí dễ nhìn trong suốt thời gian làm việc tại công ty.

2. Thời gian ra vào:

• Nhân viên: Tuân thủ giờ làm việc theo quy định của công ty.

• Khách: Chỉ được ra vào trong giờ làm việc hoặc thời gian đã đăng ký với bộ phận lễ tân/bảo vệ.

3. Quản lý cổng bảo vệ:

• Cổng ra vào luôn có nhân viên bảo vệ kiểm soát 24/7.

• Camera an ninh được lắp đặt tại tất cả các cổng chính.

4. Kiểm tra an ninh:

• Tất cả các túi xách, vật dụng hoặc phương tiện ra vào công ty có thể bị kiểm tra bởi bảo vệ nếu có dấu hiệu nghi vấn.

• Cấm mang vật dụng nguy hiểm, chất cấm, hoặc hàng hóa không được phép vào công ty.

IV. QUY TRÌNH RA VÀO

1. Đối với nhân viên công ty

a) Khi vào công ty:

• Quẹt thẻ ra vào tại cổng kiểm soát.

• Đi qua lối dành riêng cho nhân viên.

• Nếu quên thẻ, liên hệ bộ phận bảo vệ để xác minh danh tính trước khi được phép vào.

b) Khi ra khỏi công ty:

• Quẹt thẻ ra vào tại cổng kiểm soát.

• Thực hiện đúng quy trình đăng ký nếu mang tài sản của công ty ra ngoài (máy tính, tài liệu…).

2. Đối với khách hoặc đối tác

a) Khi vào công ty:

• Đăng ký thông tin tại quầy lễ tân hoặc cổng bảo vệ, bao gồm:

• Họ tên.

• Số CMND/CCCD hoặc giấy tờ tùy thân khác.

• Lý do đến làm việc.

• Thông tin người cần gặp.

• Nhận thẻ khách và đeo trong suốt thời gian ở trong công ty.

• Bảo vệ hoặc nhân viên lễ tân hướng dẫn khách đến khu vực làm việc.

b) Khi ra khỏi công ty:

• Trả lại thẻ khách tại quầy lễ tân hoặc cổng bảo vệ.

• Xác minh danh sách tài sản (nếu mang ra ngoài).

3. Đối với phương tiện vận chuyển

a) Khi vào công ty:

• Đăng ký thông tin tại cổng bảo vệ, bao gồm:

• Loại phương tiện.

• Biển số xe.

• Lý do ra vào.

• Tài xế xuất trình giấy tờ liên quan (giấy giao hàng, hợp đồng…).

b) Khi ra khỏi công ty:

• Kiểm tra hàng hóa hoặc thiết bị trên phương tiện.

• Đối chiếu thông tin với giấy tờ hoặc người phụ trách.

V. TRÁCH NHIỆM CÁC BÊN

1. Nhân viên:

• Tuân thủ quy định ra vào công ty.

• Báo cáo ngay cho bộ phận bảo vệ nếu phát hiện các hành vi khả nghi.

2. Bộ phận bảo vệ:

• Kiểm soát chặt chẽ người và phương tiện ra vào công ty.

• Xử lý tình huống phát sinh liên quan đến an ninh.

3. Bộ phận lễ tân:

• Tiếp nhận và hướng dẫn khách đến làm việc.

• Cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận bảo vệ khi có yêu cầu.

4. Ban quản lý lãnh đạo công ty:

• Định kỳ kiểm tra việc thực hiện quy trình ra vào.

• Điều chỉnh quy trình nếu cần để phù hợp với tình hình thực tế.

VI. BIỆN PHÁP XỬ LÝ VI PHẠM

1. Đối với nhân viên:

• Tuỳ theo mức độ: Nhắc nhở hoặc xử lý kỷ luật theo nội quy công ty nếu vi phạm quy định.

2. Đối với khách:

• Từ chối cho phép vào công ty nếu không tuân thủ quy trình hoặc có hành vi không phù hợp.

3. Đối với phương tiện vận chuyển:

• Tạm giữ phương tiện hoặc hàng hóa nếu có dấu hiệu vi phạm. Báo cáo Ban lãnh đạo phối hợp giải quyết.

VII. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

• Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Quy trình được công khai phổ biến trong toàn công ty.

• Tất cả nhân viên, khách, và đối tác phải tuân thủ.


TM. CÔNG TY TNHH X
GIÁM ĐỐC

(Ký, họ tên, đóng dấu)