Bản mô tả công việc: Nhân viên tiếp tân (Biểu mẫu)

Vị trí Nhân viên Tiếp tân thường yêu cầu giọng nói dễ nghe, giao tiếp tốt, tính tình vui vẻ (minh hoạ của Chat GPT)

CLB GĐNS giới thiệu 

Bản mô tả công việc (Job Description) là Phụ lục cần thiết và không nên thiếu của một HĐLĐ, nội dung quy định rõ công việc cụ thể của NLĐ trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Bản mô tả công việc thể hiện sự khoa học, công bằng trong phân công công việc và đánh giá năng suất lao động. Góp phần hiệu quả vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là một mẫu Bản mô tả công việc vị trí Nhân viên tiếp tân.

PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC - NHÂN VIÊN TIẾP TÂN

I. Thông tin cơ bản

• Chức danh: Nhân viên Tiếp tân

• Bộ phận: Hành chính - Văn phòng

• Người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính hoặc Quản lý Văn phòng

• Địa điểm làm việc: [Tên và địa chỉ công ty]

II. Mục đích công việc

Nhân viên Tiếp tân chịu trách nhiệm tiếp đón khách, hỗ trợ các công việc hành chính văn phòng và đóng vai trò là cầu nối giao tiếp giữa công ty và các đối tác, khách hàng.

III. Nhiệm vụ cụ thể

1. Tiếp đón và hỗ trợ khách:

• Tiếp đón khách đến công ty với thái độ chuyên nghiệp, lịch sự.

• Hướng dẫn khách đến đúng bộ phận hoặc liên hệ với nhân viên liên quan.

• Cung cấp thông tin cần thiết hoặc hỗ trợ khách khi cần.

2. Quản lý khu vực lễ tân:

• Duy trì khu vực lễ tân sạch sẽ, gọn gàng, đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.

• Sắp xếp và quản lý tài liệu, tờ rơi, tài liệu giới thiệu về công ty tại khu vực lễ tân.

3. Trả lời và chuyển cuộc gọi:

• Nhận và chuyển các cuộc gọi đến bộ phận hoặc cá nhân liên quan.

• Ghi lại thông tin cần thiết từ cuộc gọi khi người cần liên lạc không có mặt.

4. Quản lý thư từ, bưu phẩm:

• Tiếp nhận và phân loại thư từ, bưu phẩm gửi đến công ty.

• Gửi bưu phẩm, thư tín theo yêu cầu.

5. Hỗ trợ hành chính văn phòng:

• Chuẩn bị phòng họp, sắp xếp nước uống, tài liệu cho các cuộc họp.

• Quản lý và đặt lịch sử dụng phòng họp.

• Hỗ trợ quản lý các dụng cụ văn phòng (văn phòng phẩm, thiết bị nhỏ).

6. Tổ chức và ghi nhận thông tin:

• Lưu giữ thông tin khách đến làm việc tại công ty theo mẫu quy định.

• Báo cáo định kỳ công việc lễ tân hoặc các vấn đề phát sinh cho quản lý trực tiếp.

7. Các công việc khác:

• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ khi được phân công.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý.

IV. Tiêu chuẩn công việc

1. Trình độ và kỹ năng:

• Tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên, ưu tiên chuyên ngành Hành chính, Quản trị kinh doanh, hoặc các ngành liên quan.

• Kỹ năng giao tiếp tốt, xử lý tình huống nhanh nhạy.

• Thành thạo sử dụng tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

• Ưu tiên ứng viên biết ngoại ngữ (Anh, hoặc ngoại ngữ khác theo yêu cầu công ty).

2. Kinh nghiệm:

• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí lễ tân, hành chính văn phòng hoặc các vị trí liên quan.

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các công ty dịch vụ hoặc môi trường chuyên nghiệp.

3. Tính cách và thái độ:

• Chuyên nghiệp, nhiệt tình, trung thực và cẩn thận.

• Thân thiện, hòa đồng và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.

• Tuân thủ nội quy và các quy định của công ty.

V. Quyền lợi và trách nhiệm

1. Quyền lợi:

• Hưởng lương, phụ cấp và các chế độ khác theo quy định của công ty.

• Tham gia các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng do Công ty tổ chức (nếu có).

2. Trách nhiệm:

• Đảm bảo thực hiện tốt các công việc được giao.

• Báo cáo kịp thời với quản lý khi phát sinh vấn đề hoặc không hoàn thành nhiệm vụ.

• Tuân thủ quy định bảo mật thông tin do Công ty quy định.

VI. Mối quan hệ công việc

1. Bên trong công ty:

• Hỗ trợ và phối hợp với các phòng ban khác để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả.

2. Bên ngoài công ty:

• Giao tiếp với khách hàng, đối tác và các bên liên quan đến công ty khi được yêu cầu.

VII. Điều khoản chung

• Bản mô tả công việc này là Phụ lục hợp đồng lao động đã ký giữa hai bên, và là căn cứ để đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên Tiếp tân.

• Công ty có quyền thay đổi hoặc điều chỉnh bản mô tả công việc này phù hợp với yêu cầu thực tế, có sự trao đổi và thông báo trước cho người lao động.

* Các vấn đề liên quan thực hiện theo quy định tại Hợp đồng lao động.
....

• Người sử dụng lao động:

(Đại diện công ty)

Ký tên: ________________________

Đóng dấu: _____________________



XÁC NHẬN:

• Người lao động:

Tôi đã đọc, hiểu và cam kết thực hiện đúng các nội dung nêu trên.

Ký tên: ________________________

Ngày: _________________________